Služby a vyúčtování: odečty, sazby a roční vyúčtování krok za krokem

Vyúčtování služeb je v RentControlu rozdělené do dvou oddílů, které na sebe navazují. V oddílu Služby si během roku průběžně evidujete podklady – stavy měřidel, sazby od dodavatele či SVJ a paušální služby. V oddílu Vyúčtování pak z těchto podkladů jedním kliknutím sestavíte roční vyúčtování pro konkrétního nájemníka, aplikace dopočítá přeplatek či nedoplatek a vyúčtování mu pošlete jako PDF.

Jak je to propojené

Čím pečlivěji vedete odečty ve Službách a zaplacené zálohy v Platbách, tím méně toho ve vyúčtování dopisujete ručně.

Oddíl Služby – podklady pro vyúčtování

Odečty měřidel

Tlačítkem „Zadat odečet" zapíšete stav měřidla: vyberete nemovitost, druh měřidla (Elektřina, Plyn, Studená voda, Teplá voda, Teplo (otop)), datum a stav. Aplikace u každého odečtu sama dopočítá spotřebu jako rozdíl oproti předchozímu odečtu stejného měřidla u stejné nemovitosti. Odečty jde upravit i smazat.

Kdy odečty zapisovat:

• na začátku a na konci zúčtovacího období – typicky k 1. 1. a 31. 12., případně podle toho, jak účtuje SVJ nebo dodavatel,
• při nastěhování a vystěhování nájemníka – nejpohodlněji přímo v předávacím protokolu zaškrtnutím „Uložit stavy i do Odečtů energií",
• při výměně měřidla (poslední stav starého a první stav nového).

Sazby a služby za období podle bytů

Níže v oddílu Služby má každý byt kartu se sazbami. Opisujete je z ročního vyúčtování, které dostáváte od SVJ, správce domu nebo dodavatele (např. ista, Techem). Rozúčtování tepla a teplé vody se dělí na dvě složky:

• ZN – základní složka se platí podle plochy bytu (Kč/m²), bez ohledu na spotřebu,
• SN – spotřební složka se platí podle naměřené spotřeby (Kč/kWh nebo Kč/m³).

Elektřinu vyplňujte jen tehdy, když ji nájemník platí zálohou přes vás. Pokud má elektřinu převedenou na sebe, pole nechte prázdná.

Ostatní paušální služby zadáváte jako roční částku připadající na byt – typicky úklid společných prostor, odvoz odpadu, výtah nebo elektřinu společných prostor. Ve vyúčtování se automaticky pokrátí podle počtu měsíců, kdy nájemník v bytě bydlel.

Máte-li více bytů v jednom domě, použijte „Zkopírovat sazby do jiných bytů". Kopírují se jen sazby – plochy a paušální služby jsou u každého bytu vlastní a zůstanou beze změny.

Sazby a služby uložené u bytu jsou výchozí hodnoty: každé nové vyúčtování si je při založení převezme. Když je později změníte, už vytvořená vyúčtování se nezmění – v každém je lze kdykoli znovu načíst tlačítkem „Načíst sazby z bytu".

Zálohy: kde se berou

Výši měsíčních záloh na služby (a případně zálohy na elektřinu) nastavujete ve smlouvě. V seznamu smluv je tlačítko „Vygenerovat platby", které založí měsíční platby nájemného a zvlášť platby typu Záloha energie. Jakmile nájemník zaplatí, platbu v oddílu Platby označíte jako zaplacenou.

Vyúčtování pak jako uhrazené zálohy automaticky sečte všechny zaplacené platby typu Záloha energie, které pokrývají měsíce zúčtovacího období. Nezaplacené zálohy se nezapočítají – nájemník je dluží zvlášť.

Oddíl Vyúčtování – krok za krokem

1. Založení zúčtovacího období

Klikněte na „+ Nové vyúčtování", vyberte smlouvu (byt a nájemník), zadejte označení (např. „2025") a období od–do a potvrďte „Vytvořit a zadat sazby". Aplikace při založení sama:

• převezme plochu bytu z karty nemovitosti jako plochu pro topení i ohřev teplé vody,
• předvyplní sazby a paušální služby uložené u bytu v oddílu Služby.

2. Období a odbydlené měsíce

Odbydlené měsíce se dopočítají samy z překryvu zúčtovacího období se smlouvou. Když se nájemník nastěhoval 1. 4., vyjde za kalendářní rok 9 měsíců. Hodnotu můžete ručně přepsat. Podle odbydlených měsíců se krátí paušální služby a měsíční platba za elektřinu.

3. Započitatelná plocha

Pokud SVJ rozúčtovává podle jiné (tzv. započitatelné) plochy než je skutečná plocha bytu, upravte plochu pro topení a plochu pro ohřev TV podle vyúčtování domu.

4. Sazby za období

Zkontrolujte sazby. Tlačítko „↓ Načíst sazby z bytu" je znovu převezme z oddílu Služby. Sazby lze zadat velmi přesně (až na 6 desetinných míst), aby výsledek odpovídal vyúčtování domu na korunu.

5. Odečty měřidel

Tlačítko „↓ Načíst odečty ze Služeb" doplní počáteční a koncové stavy měřidel tepla, teplé vody, studené vody a elektřiny:

• počáteční stav = poslední odečet ke dni začátku období nebo dříve (když žádný není, první odečet v období),
• koncový stav = poslední odečet do konce období.

Spotřeba se dopočítá jako rozdíl. Místo odečtů můžete spotřebu zadat přímo do sloupce Spotřeba – má přednost před odečty. To se hodí např. při výměně měřidla nebo když máte spotřebu rovnou z vyúčtování domu. Zaškrtnutím „odhad" si označíte, že hodnota není odečtená, ale odhadnutá.

6. Ostatní paušální služby

Seznam služeb s roční částkou na byt. Tlačítkem „↓ Načíst služby z bytu" je převezmete ze Služeb, „+ přidat" přidá další. Každá se pokrátí odbydlenými měsíci. Volbou „V PDF zobrazit ostatní služby souhrnně jednou částkou" je v PDF sloučíte do jednoho řádku.

7. Uhrazené zálohy

Pole necháte prázdné a použije se součet zaplacených záloh z Plateb za období (viz výše). Pokud zálohy neevidujete v aplikaci, zadejte částku ručně.

8. Výsledek

Po uložení se v pravém panelu přepočítá rozpis nákladů (topení, ohřev TV, studená voda pro ohřev TV, studená voda, elektřina, ostatní služby), náklady celkem, uhrazené zálohy a výsledek:

• Přeplatek – zálohy byly vyšší než náklady, rozdíl vracíte nájemníkovi.
• Nedoplatek – náklady převýšily zálohy, nájemník doplácí.

Jak se vyúčtování počítá – příklad

Byt 55 m², nájemník bydlel celý rok, platil zálohy 1 800 Kč měsíčně (všechny zaplacené), elektřinu má převedenou na sebe.

Kdyby se nájemník nastěhoval až 1. 4. (9 odbydlených měsíců), ostatní služby by se pokrátily na 9/12, tedy 2 925 Kč. Spotřební a základní složky vycházejí z odečtů a plochy za období. Aplikace počítá s plnou přesností a zaokrouhluje až položky na celé koruny; případný rozdíl po zaokrouhlení ukáže jako samostatný řádek.

Kontrola, PDF a odeslání nájemníkovi

• V přehledu vyúčtování vidíte u každého období náklady, zálohy a výsledek. Značka „Zkontrolovat" upozorňuje na problém – typicky zápornou spotřebu (koncový stav je nižší než počáteční, nejčastěji kvůli výměně měřidla nebo překlepu).
• Detail ukáže kompletní rozpis, PDF vygeneruje vyúčtování k tisku.
• Odeslat zobrazí rekapitulaci a pošle nájemníkovi vyúčtování systémovým e-mailem s PDF v příloze. Po úspěšném odeslání se vyúčtování automaticky označí jako zúčtované. Nájemník musí mít v kartě vyplněný e-mail.
• Dokud vyúčtování není finální, nese PDF štítek „Průběžný odhad". Volbou „Označit jako finální vyúčtování" (nebo odesláním e-mailem) se změní na „Finální".
• Přeplatek nebo nedoplatek pak zaevidujte v Platbách jako platbu typu Vyúčtování, ať máte přehled, že je vyrovnaný.

Časté situace

• Nájemník se nastěhoval nebo odstěhoval během roku – zúčtovací období nechte kalendářní (nebo podle SVJ), odbydlené měsíce se dopočítají ze smlouvy. U odečtů použijte stavy z předávacího protokolu.
• Výměna měřidla – spotřebu zadejte přímo do sloupce Spotřeba jako součet spotřeby starého a nového měřidla.
• Chybí koncový odečet – zapište ho do Služeb a načtěte znovu, nebo zadejte odhad a zaškrtněte „odhad".
• Končí nájem – vyúčtování za zkrácené období udělejte po vystěhování; na vyúčtování se odkazuje i dohoda o ukončení nájmu.

Termíny podle zákona

Podle zákona č. 67/2013 Sb. musí pronajímatel vyúčtování služeb doručit nájemníkovi nejpozději do 4 měsíců od skončení zúčtovacího období a přeplatek nebo nedoplatek se vyrovná nejpozději do 4 měsíců od doručení vyúčtování. Protože SVJ nebo dodavatelé posílají vyúčtování domu obvykle na jaře, mějte odečty a sazby připravené předem – samotné vyúčtování v RentControlu pak zaberou jen pár minut.