Správa nájemníků: údaje, GDPR a stav aktivní/neaktivní
Jak evidovat nájemníky v RentControl – kontaktní i citlivé údaje bezpečně, aktivní a neaktivní nájemníci a jejich řazení.
Nájemník je vedle nemovitosti druhou nezbytnou stranou nájemního vztahu. V RentControlu u něj evidujete jak kontaktní údaje pro běžnou komunikaci, tak identifikační doklady, které patří do nájemní smlouvy. Klade se přitom velký důraz na bezpečné nakládání s osobními údaji.
Jaké údaje o nájemníkovi evidujete
- Jméno a příjmení, e-mail a telefon pro kontakt.
- Datum narození a trvalé bydliště.
- Rodné číslo a číslo občanského průkazu – potřebné do smlouvy.
- Číslo bankovního účtu pro vracení kaucí a přeplatků.
- Volitelně poznámku (např. domluvené podmínky).
Ochrana osobních údajů a GDPR
Nájemník vám svěřuje citlivé osobní údaje, se kterými je nutné nakládat obezřetně. RentControl proto ty nejcitlivější identifikátory – rodné číslo, číslo občanského průkazu a číslo bankovního účtu – ukládá v databázi šifrovaně. I kdyby se někdo neoprávněně dostal k datům, jsou tyto údaje nečitelné. Pomáhá vám to plnit povinnosti podle GDPR: údaje shromažďujete jen v rozsahu potřebném pro nájemní vztah a chráníte je odpovídajícím zabezpečením.
Aktivní a neaktivní nájemníci
Každý nájemník má stav aktivní, nebo neaktivní. Neaktivní znamená, že s ním aktuálně nemáte živý nájemní vztah – například bývalý nájemník po skončení smlouvy. Nastavit ho lze dvěma způsoby:
- Ručně na kartě nájemníka zaškrtnutím „Neaktivní" a uložením.
- Automaticky při ukončení jeho smlouvy – pokud už nemá žádnou jinou aktivní smlouvu, aplikace ho sama označí jako neaktivního.
Neaktivní nájemníci se v seznamu řadí dolů a nenabízejí se při vytváření nových smluv ani v modulu Platby. V evidenci tak máte pořádek a při zakládání smlouvy vybíráte jen z relevantních osob. Označení lze kdykoli vrátit zpět – když má bývalý nájemník znovu aktivní smlouvu, vrátí se mezi aktivní automaticky.
Provázanost se smlouvami a platbami
Nájemník je vždy navázán na konkrétní nemovitost prostřednictvím smlouvy. Díky tomu se jeho jméno automaticky objevuje u plateb, ve vyúčtování služeb i v daňovém přehledu. Jeden nájemník může mít i více smluv (více bytů) – aplikace s tím počítá, například při automatickém zneaktivnění zohledňuje všechny jeho smlouvy.